<div dir="ltr">I agree, these are important follow-up questions. Denison just recently changed its drop deadline from the end of week 4 to the end of week 9. Accordig to our new policy, we will not assign any type of withdrawal grade for courses dropped within the 9 weeks. Drops after week 9 require a petition to the Academic Standing Board. If approved, the student will receive a W - withdrawal grade for any course dropped after week 9.<br>To provide some context, we are a full-time all residential campus, so we have very few (if any) students in a given semester who are not full-time (below 12 cr). In other words, we do not allow students to drop below 12 cr. unless they have approval to be part-time. Additionally, we use different drop codes when processing a course drop in our SIS that align with our tuition and fee refund table. Depending on the week that the drop is processed, we use the corresponding drop code, which triggers the appropriate financial action in our Student Accounts Office.  The financial audit does not look at what appears on a transcript, but rather that the date of the drop and the financial process corresponds with our refund policy.  <br><br><div class="gmail_extra"><div><div class="gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><b style="font-family:comic sans ms,sans-serif"><font style="font-family:comic sans ms,sans-serif" size="2"><span style="color:rgb(204,102,0);background-color:rgb(255,255,255)"><span style="color:rgb(0,0,0)"><i><img src="http://s22.postimg.org/ub7b8tsql/index_45x36.jpg">   </i></span></span></font></b><br><span style="font-family:arial narrow,sans-serif"><font size="2"><span style="color:rgb(153,153,153)"><b><span style="background-color:rgb(255,255,255)"><i>Yadi Collins  </i></span></b><br><b><span style="background-color:rgb(255,255,255)"><i>DU Registrar<br></i></span></b></span></font></span></div><div><font size="2"><span style="color:rgb(153,153,153)"><b style="font-family:comic sans ms,sans-serif"><font style="font-family:comic sans ms,sans-serif"><span style="background-color:rgb(255,255,255)"><i><span style="font-family:arial narrow,sans-serif">Ph: 740.587.6530</span><br></i></span></font></b></span></font></div><div><font size="2"><span style="color:rgb(153,153,153)"><b style="font-family:comic sans ms,sans-serif"><font style="font-family:comic sans ms,sans-serif"><span style="background-color:rgb(255,255,255)"><i><br></i></span></font></b></span></font></div><div><br></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div>
<br><div class="gmail_quote">On Thu, Feb 8, 2018 at 10:19 AM, Alex Siebert <span dir="ltr"><<a href="mailto:asiebert@artacademy.edu" target="_blank">asiebert@artacademy.edu</a>></span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex">




<div dir="ltr">
<div id="m_6501651043302394980divtagdefaultwrapper" style="font-size:10pt;color:rgb(0,0,0);font-family:Helvetica,"EmojiFont","Apple Color Emoji","Segoe UI Emoji",NotoColorEmoji,"Segoe UI Symbol","Android Emoji",EmojiSymbols" dir="ltr">
<p style="margin-top:0;margin-bottom:0">Colleagues,</p>
<p style="margin-top:0;margin-bottom:0"><br>
</p>
<p style="margin-top:0;margin-bottom:0">I've seen some responses that I didn't expect to the original question that Capital University put out there of, "<span lang="en-US"><font size="2" face="Calibri,sans-serif"><span style="font-size:11pt">...how many days
 into the semester your institution begins recording a “Withdrawal” grade for a full semester course?", how do some of these policies impact a student's financial aid and their tuition bill?</span></font></span></p>
<p style="margin-top:0;margin-bottom:0"><span lang="en-US"><font size="2" face="Calibri,sans-serif"><span style="font-size:11pt"></span></font></span><br>
</p>
I'm curious to also learn about some of your other policies as they might relate to the one above.<br>
<ol style="margin-bottom:0px;margin-top:0px">
<li>What is your tuition refund policy?</li><li>How does that relate to your course withdrawal policy in determining whether to record a "W" or no grade at all?</li><li>If you don't record a grade, and/or it does not show on a transcript, how do you track whether or not a student paid, or overpaid their tuition in a given semester when you review them later in an internal review or audit?<br>
</li></ol>
<br>
Currently, our course withdrawal policy is closely aligned with our tuition refund policy. In the first week of a full semester (sticking with our fall/spring traditional semesters--not summer or other shortened sessions), a student is able to get a 100% refund
 of their tuition back from a resulting drop in credit hours. So if a student paid $12,000 for 12 credits, but then dropped down to 9 credits in the first week, they would get $3,000 back. In week 2, it's 75% refund, week 3 is 50%, 4 is 25%, then no refund
 after that.<br>
<br>
In that first week, we will also remove the class from their schedule and transcript entirely, and send back all financial aid money that is dependent on enrollment level (I think PELL money is directly tied to enrollment level).<br>
<br>
Anytime after the first week, we feel that we must record a grade, as we do not refund their full tuition amount back, and we feel we need to record that on a transcript with a "W" for when we are asked about it later to create a papertrail and explain the
 resulting odd tuition bill. Also, financial aid must calculate a return of funds, based on when the student withdrew. If a student is able to switch classes, and keep the same enrollment level, we will not record a grade, so that their transcript would not
 show that they attempted maybe 24 credits, receiving a "W" in half of them (if a student had to completely alter every class in the semester in the first week of classes).<br>
<br>
I apologize if this is a bit long-winded--I'm very curious to know if your schools handle this differently, and why. I know that my co-workers and I have debated over some of these policies, specifically the course withdrawal one, rather recently.<br>
<br>
Thank you!<br>
<br>
<div id="m_6501651043302394980Signature">
<div id="m_6501651043302394980divtagdefaultwrapper" style="font-size:12pt;color:rgb(0,0,0);background-color:rgb(255,255,255);font-family:Calibri,Arial,Helvetica,sans-serif,"EmojiFont","Apple Color Emoji","Segoe UI Emoji",NotoColorEmoji,"Segoe UI Symbol","Android Emoji",EmojiSymbols">
<p></p>
<table style="font-family:'Times New Roman';letter-spacing:normal;text-indent:0px;text-transform:none;word-spacing:0px" border="0" width="600">
<tbody>
<tr>
<td colspan="4" height="40"><span style="font-family:'Helvetica Neue',Helvetica,Arial,san-serif;color:rgb(0,0,0);font-size:14px"><b>Alex Siebert</b></span><br>
<span style="font-family:'Helvetica Neue',Helvetica,Arial,san-serif;color:rgb(102,102,102);font-size:14px">Director of Registrar Services</span></td>
</tr>
<tr>
<td colspan="4" height="105"><img src="http://www.artacademy.edu/design/email/AACLogo.png" height="87" width="127"></td>
</tr>
<tr>
<td colspan="4" height="26">
<p style="font-family:'Helvetica Neue',Helvetica,Arial,san-serif;color:rgb(102,102,102);font-size:14px">
<i>Make Art, Make a Difference</i></p>
</td>
</tr>
<tr>
<td colspan="4" height="44">
<p style="font-family:'Helvetica Neue',Helvetica,Arial,san-serif;color:rgb(102,102,102);font-size:14px">
<a href="mailto:asiebert@artacademy.edu" target="_blank">asiebert@artacademy.edu</a><br>
<b>O</b><span class="m_6501651043302394980Apple-converted-space"> </span><a href="tel:(513)%20562-8749" value="+15135628749" target="_blank">513-562-8749</a><br>
</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td colspan="4" height="45">
<p style="font-family:'Helvetica Neue',Helvetica,Arial,san-serif;color:rgb(102,102,102);font-size:14px">
1212 Jackson Street<br>
Cincinnati, OH 45202</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td colspan="4" height="30">
<p style="font-family:'Helvetica Neue',Helvetica,Arial,san-serif;color:rgb(102,102,102);font-size:14px">
<b>P</b><span class="m_6501651043302394980Apple-converted-space"> </span><a href="tel:(800)%20323-5692" value="+18003235692" target="_blank">800-323-5692</a> toll free</p>
</td>
</tr>
<tr>
<td width="46"><img src="http://www.artacademy.edu/design/email/AACWebsite.png" height="36" width="36"></td>
<td width="46"><img src="http://www.artacademy.edu/design/email/AACFacebook.png" height="36" width="36"></td>
<td width="44"><img src="http://www.artacademy.edu/design/email/AACTwitter.png" height="36" width="36"></td>
<td width="541"><a href="https://instagram.com/artacademyofcincinnati/" id="m_6501651043302394980LPNoLP" target="_blank"><img src="http://www.artacademy.edu/design/email/AACInstagram.png" height="36" width="36"></a></td>
</tr>
</tbody>
</table>
<p></p>
<p></p>
</div>
</div>
</div>
</div>

<br>______________________________<wbr>_________________<br>
OACRAO mailing list<br>
<a href="mailto:OACRAO@lists.osu.edu">OACRAO@lists.osu.edu</a><br>
<a href="https://lists.osu.edu/mailman/listinfo/oacrao" rel="noreferrer" target="_blank">https://lists.osu.edu/mailman/<wbr>listinfo/oacrao</a><br>
<br></blockquote></div><br></div></div>